Gerade im Bereich der bAV sind Arbeitgeber mit umfangreichen Informations- und Dokumentationspflichten konfrontiert. Das Bundesarbeitsgericht hat 2020 (3 AZR 206/18) zwar bestätigt, dass Arbeitgeber keine allgemeine Hinweis- oder Informationspflicht zur betrieblichen Altersversorgung (bAV) gegenüber ihren Arbeitnehmern haben. Eine Informationspflicht entsteht jedoch, wenn ein Mitarbeiter ausdrücklich eine Entgeltumwandlung wünscht oder konkrete Fragen zur bAV stellt. In diesem Fall muss der Arbeitgeber umfassend, richtig und verständlich über das bAV-Angebot, den gewählten Durchführungsweg, den Versorgungsträger sowie die Bedingungen der Versorgungszusage informieren und die relevanten Unterlagen aushändigen.

Besteht ein bAV-Vertrag, so müssen auf Nachfrage eines Mitarbeiters nicht nur die künftigen Ansprüche exakt und nachvollziehbar mitgeteilt werden – auch Besonderheiten wie Unterbrechungen, Beitragsfreistellungen oder Änderungen im Vertragsverlauf sind zu berücksichtigen. Hinzu kommt die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht für bAV-Unterlagen von bis zu 30 Jahren.

Erteilt der Arbeitgeber freiwillig Auskünfte zur bAV, müssen diese stets korrekt, eindeutig und vollständig sein. Falsche oder unvollständige Informationen können zu Schadenersatzansprüchen führen. Eine Dokumentation der Kommunikation ist daher ratsam, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Angesichts steigender administrativer Anforderungen und rechtlicher Vorgaben empfiehlt sich das professionelle Outsourcing des Vertragsmanagements - bei Einführung einer bAV, oder zur Optimierung bestehender Lösungen.

Arbeitgeber tragen bei der betrieblichen Altersversorgung erhebliche rechtliche Pflichten und Haftungsrisiken – insbesondere bei fehlender Dokumentation oder unvollständiger Umsetzung. [Mehr zu den rechtlichen Risiken und wie Sie diese vermeiden]