Grundsätzlich ist der Verzicht auf eine bAV oder eine unzureichende Dokumentation der Informationsweitergabe für Arbeitgeber mit erheblichen Risiken verbunden. Zwar besteht keine allgemeine Informationspflicht zur bAV, jedoch müssen Arbeitgeber auf Verlangen des Mitarbeiters umfassend und korrekt Auskunft geben. Wird diese Pflicht verletzt oder lässt sich die Kommunikation im Nachhinein nicht eindeutig nachweisen, drohen Schadenersatzansprüche durch Arbeitnehmer – insbesondere, wenn diese geltend machen, nicht ausreichend informiert worden zu sein. Eine lückenlose Dokumentation aller Auskünfte und Angebote zur bAV ist daher unerlässlich, um rechtliche Risiken zu minimieren. Da sich schlecht dokumentieren lässt, dass ein Mitarbeiter zu keinem Zeitpunkt jemals seine Entscheidung zur Entgeltumwandlung bekundet hat, ist der Verzicht auf eine bAV eine riskante Strategie.

Hinweis: Die folgenden Angaben erfolgen ohne Gewähr, stellen keine Beratungsleistung dar und dienen lediglich der Information. Die nachfolgenden Ausführungen erheben trotz aller Sorgfalt bei ihrer Erstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es wird keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen.

*) Der Begriff >Firma< referenziert im Folgenden auf den unmittelbaren Arbeitgeber - in diesem fiktiven Beispiel eine GmbH, die als Tochterunternehmen in eine Konzernstruktur eingebunden ist.

Wenn eine Firma, die an einen Mutterkonzern angebunden ist, keine eigene betriebliche Altersversorgung (bAV) implementiert und stattdessen ihre Mitarbeiter bei Interesse an den Mutterkonzern verweist, entstehen erhebliche Haftungs- und Compliance-Risiken. Diese Risiken betreffen sowohl gesetzliche Pflichten als auch die Dokumentationsanforderungen.

• Anspruch auf Entgeltumwandlung: Jeder Arbeitnehmer hat einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung (§ 1a BetrAVG). Die GmbH als Arbeitgeber ist verpflichtet, diesen Anspruch zu erfüllen, unabhängig von konzerninternen Regelungen. Die bloße Verweisung an den Mutterkonzern entbindet die GmbH nicht von dieser Pflicht.
  
  
• Arbeitgeberzuschuss: Seit 2022 muss der Arbeitgeber bei Entgeltumwandlung mindestens 15% des umgewandelten Entgelts als Zuschuss leisten, sofern Sozialversicherungsbeiträge eingespart werden. Diese Pflicht trifft die Firma selbst, nicht automatisch den Mutterkonzern.
  
  
• Informationspflichten: Die Firma muss ihre Mitarbeitenden über die Möglichkeiten der bAV und deren Bedingungen informieren. Unterbleibt dies, drohen Schadensersatzansprüche.

• Nachweis der Erfüllung von Pflichten: Die Firma ist verpflichtet, sämtliche Vorgänge rund um die bAV nachvollziehbar zu dokumentieren. Fehlt die Dokumentation (z. B. über Beratungsgespräche, abgeschlossene Verträge, erteilte Informationen), kann sie im Streitfall nicht belegen, dass sie ihren gesetzlichen Pflichten nachgekommen ist.
  
  
• Archivierungspflicht: Es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für bAV-Unterlagen von bis zu 30 Jahren. Bei fehlender oder lückenhafter Archivierung besteht ein erhöhtes Haftungsrisiko, insbesondere bei Betriebsprüfungen oder gerichtlichen Auseinandersetzungen.
  

• Unklare Verantwortlichkeiten: Wird die bAV ausschließlich über den Mutterkonzern abgewickelt, bleibt häufig unklar, wer im Schadensfall haftet. Arbeitnehmer könnten sich direkt an die Firma wenden, da diese ihr formeller Arbeitgeber ist.
  
  
• Unklare Verantwortlichkeiten und Haftungsrisiko: Wenn die Tochtergesellschaft keine eigene betriebliche Altersversorgung implementiert und stattdessen ausschließlich auf die Abwicklung durch den Mutterkonzern verweist, bleibt sie dennoch rechtlich in der Pflicht, ihren Mitarbeitern die bAV zu ermöglichen und die gesetzlichen Vorgaben (z. B. Entgeltumwandlung, Arbeitgeberzuschuss, Dokumentationspflicht) zu erfüllen. Kommt es hier zu Versäumnissen oder ist die Dokumentation lückenhaft, haftet die Tochtergesellschaft als Arbeitgeberin gegenüber ihren Mitarbeitern für daraus entstehende Ansprüche oder Schäden. Das Risiko liegt somit in der Verletzung arbeitsrechtlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten.
  
  
• Verlust von Employer Branding und Mitarbeiterbindung: Die Firma verliert die Chance, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, da sie keinen eigenen Beitrag zur bAV leistet und somit ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterbindung ungenutzt lässt.
  
  
• Steuerliche Nachteile: Eigene bAV-Aufwendungen können als Betriebsaufwand geltend gemacht werden. Wird die bAV ausschließlich über den Mutterkonzern abgewickelt, gehen diese Vorteile verloren.
  

Die Firma muss – unabhängig von Konzernstrukturen – ihre gesetzlichen Pflichten in Bezug auf die bAV eigenständig erfüllen und dies lückenlos dokumentieren. Eine Auslagerung der Verantwortung an den Mutterkonzern entbindet sie nicht von Haftung. Um Haftungsrisiken zu minimieren, sollte die Firma:

• Ein eigenes, rechtssicheres bAV-Konzept implementieren,
• alle Vorgänge und Informationen dokumentieren,
• die gesetzlichen Zuschusspflichten erfüllen,
• die Mitarbeiter aktiv informieren und beraten.

So wird das Haftungsrisiko reduziert und die Attraktivität als Arbeitgeber gesteigert.

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