Fahrplan für HR und Arbeitgeber

Die folgenden Angaben erfolgen ohne Gewähr, stellen keine Beratungsleistung dar und dienen lediglich der Information. Die nachfolgenden Ausführungen erheben trotz aller Sorgfalt bei ihrer Erstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es wird keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen.

Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 wird das seit 2017 geltende deutsche Entgelttransparenzgesetz grundlegend weiterentwickelt. Ab Juni 2026 entstehen für Arbeitgeber neue, verbindliche Pflichten zur Offenlegung, Dokumentation und Berichterstattung von Vergütungsstrukturen.

Was bislang punktuell galt – Auskunftsrechte, freiwillige Prüfverfahren, vereinzelte Berichtspflichten – wird künftig zu einem prüfbaren Compliance-Regime. Für Personalmanager bedeutet das: Entgelttransparenz wird vom HR-Thema zum strategischen Steuerungsinstrument – mit direkten Auswirkungen auf Recruiting, Vergütungslogik, Kommunikation und die Gestaltung der Gesamtvergütung inklusive bAV.

Zentrales Anliegen der EU-Richtlinie ist die wirksamere Durchsetzung des Grundsatzes „gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit“. Der Gender Pay Gap soll nicht nur statistisch sichtbar, sondern strukturell erklärbar und – wo erforderlich – korrigierbar werden.

Während das EntgTranspG 2017 stark auf individuelle Initiative der Beschäftigten setzte, kehrt sich die Logik nun um:

• Transparenz wird präventiv
• Dokumentation wird verpflichtend
• Beweislast verlagert sich zum Arbeitgeber

Für HR heißt das: Vergütung muss nicht nur fair sein – sie muss nachvollziehbar erklärbar sein.

Bis 6. Juni 2026

• Weitergeltung des EntgTranspG 2017
• Auskunftsanspruch ab 200 Mitarbeitenden
• Berichtspflicht ab 500 Mitarbeitenden

Ab Juni 2026

• Inkrafttreten des reformierten EntgTranspG
• Erste Pflichten im Recruiting (Gehaltsangaben, Verbot der Gehaltsabfrage)

Ab Juni 2027

• Erste Entgeltberichte für Unternehmen mit ≥150 Mitarbeitenden (Datenbasis 2026)
• Jährliche Berichte für Unternehmen mit ≥250 Mitarbeitenden

Ab Juni 2031

• Berichtspflicht auch für Unternehmen mit 100–149 Mitarbeitenden

Diese Staffelung macht deutlich: Zeit ist ein entscheidender Faktor – insbesondere für den Mittelstand ohne tarifliche Vergütungsordnungen.

Bis zur Umsetzung der Richtlinie gilt formal das bisherige Recht.

Individueller Auskunftsanspruch (ab 200 Mitarbeitenden)

Beschäftigte können Auskunft verlangen über:

• das durchschnittliche Entgelt einer Vergleichsgruppe des anderen Geschlechts
• die Kriterien der Entgeltfestlegung und Beförderung

Merkmale:

• statistische Auskunft (mind. sechs Vergleichspersonen)
• Frist für Auskunft durch den Arbeitgeber: zwei Monate
• jährliche Informationspflicht durch den Arbeitgeber

Berichtspflicht zur Gleichstellung (ab 500 Mitarbeitenden)

• Bericht über Entgeltgleichheit und Gleichstellung
• Turnus: drei oder fünf Jahre (je nach Tarifbindung)

Sanktionen sind bislang indirekt – das ändert sich mit der Reform grundlegend.

Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie wird Entgelttransparenz zu einem strukturellen Organisationsprinzip.

Kernänderungen:

• Ausweitung der Pflichten auf Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden
• Transparenz bereits im Bewerbungsprozess
• Berichtspflichten mit klaren Schwellenwerten
• Verpflichtende Entgeltanalysen bei >5 % Gender Pay Gap
• Beweislastumkehr und explizite Sanktionsmechanismen

Für HR und Geschäftsführung entsteht damit eine neue Risikodimension – rechtlich, finanziell und reputativ.

Künftig müssen Bewerbende vor Vertragsabschluss wissen, in welchem Vergütungsrahmen sich eine Position bewegt.

Pflichten:

• Angabe des Einstiegsgehalts oder einer realistischen Gehaltsspanne
• Information über anwendbare Tarifregelungen
• Verbot der Abfrage des bisherigen Gehalts
• geschlechtsneutrale Stellenausschreibungen

Beispiel für Gehaltsangaben in Stellenausschreibungen:

• Gehalt und Sozialleistungen auf Top-Niveau des Chemie-Tarifs (Jahresgehalt rund 48.000 €)

Implikation für HR:

Gehaltsspannen müssen belastbar definiert sein – nicht nur marktgerecht, sondern auch intern erklärbar und fair.

In vielen Unternehmen existieren Gehaltsunterschiede bei formal vergleichbaren Positionen, die historisch erklärbar, aber kommunikativ schwierig sind.

Ein häufiger – und sachlich zutreffender – Erklärungsansatz ist der Bedarfszeitpunkt:

Vergütungen entstehen in konkreten Arbeitsmarktsituationen. Wer in Phasen hoher Nachfrage und knappen Angebots eingestellt wird, erzielt regelmäßig höhere Einstiegsgehälter. Diese Entscheidungen sind rational, aber rückblickend schwer vermittelbar – insbesondere dann, wenn Transparenz hergestellt wird.
(Die Legitimation für derartige Gehaltsunterschiede ergibt sich unter Umständen aus § 3 Abs. 3 Satz 2 EntgTranspG.)

Die Reform zwingt Unternehmen nicht dazu, diese Unterschiede zu leugnen, sondern sie systematisch einzuordnen:

• über klare Gehaltsbänder
• über nachvollziehbare Entwicklungskriterien
• über transparente Kommunikation

Ohne diese Einordnung drohen interne Konflikte, Abwanderung und Vertrauensverlust.

Der Auskunftsanspruch wird erweitert und voraussichtlich auf Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden ausgedehnt.

Beschäftigte können Informationen verlangen zu:

• eigener Entgelthöhe
• durchschnittlichem bzw. medianem Entgelt vergleichbarer Tätigkeiten (nach Geschlecht)
• Kriterien der Entgeltfestlegung und -entwicklung
• Beförderungs- und Karrieresystemen

Frist: zwei Monate

Pflicht: jährliche Information über das Auskunftsrecht

Dokumentation wird damit zum Schutzinstrument des Arbeitgebers.

Rund um den Auskunftsanspruch taucht in der Praxis häufig die Sorge auf, Kolleginnen und Kollegen könnten künftig „einfach nachschauen“, was andere konkret verdienen. Diese Befürchtung greift zu kurz: Das Gesetz schützt die Vertraulichkeit individueller Gehälter ausdrücklich und arbeitet mit statistischen Vergleichswerten statt mit personenbezogenen Entgeltdaten.

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Keine Auskunft über Einzelgehälter

Der Auskunftsanspruch bezieht sich nicht auf das Entgelt einzelner Personen, sondern auf ein Vergleichsentgelt innerhalb einer Gruppe von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.

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• Die Auskunft erfolgt als Median-Entgelt einer Vergleichsgruppe von mindestens sechs Personen des jeweils anderen Geschlechts.
• Ein Rückschluss auf das konkrete Gehalt einzelner Kolleginnen oder Kollegen ist damit nicht möglich.
• Gibt es weniger als sechs Personen in der Vergleichsgruppe, beschränkt sich die Auskunft auf die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung, etwa nach welchen Regeln Zulagen gewährt werden.

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Damit bleibt das individuelle Gehalt geschützt, während gleichzeitig Transparenz über Strukturen und Kriterien geschaffen wird – eine „Neiddebatte“ auf Basis von Namenslisten soll so gerade vermieden werden.

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Median statt Durchschnitt: warum das sinnvoll ist

Der Gesetzgeber begründet die Wahl des Medians als Maßgröße damit, dass er deutlich weniger empfindlich auf Ausreißer reagiert als der einfache Durchschnitt.

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• Beim arithmetischen Mittel können einzelne sehr hohe oder sehr niedrige Gehälter das Bild verzerren.
• Der Median zeigt dagegen die „mittlere“ Position in der Verteilung und liefert damit ein robusteres Bild des typischen Entgelts in der Vergleichsgruppe.

Für die praktische Anwendung bedeutet das:

• Alle relevanten Gehälter der Vergleichsgruppe werden der Höhe nach sortiert.
• Bei einer ungeraden Anzahl von Personen ist der Median genau das Gehalt in der Mitte der Liste.
• Bei einer geraden Anzahl von Personen liegt der Median zwischen den beiden mittleren Werten und wird als Durchschnitt dieser beiden Werte berechnet.

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Ein Beispiel:

Angenommen, es gibt eine Gruppe von acht Beschäftigten mit gleichwertiger Tätigkeit, und alle verdienen unterschiedliche Beträge. Sortiert man die acht Entgelte der Höhe nach, liegen die beiden mittleren Werte – also Position 4 und 5 – bei 2.030,68 € und 2.108,80 €. Der Median ergibt sich dann wie folgt:

(2.030,68€+2.108,80€)/2=2.069,74€.

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Der Median ist also auch ohne tiefere Statistikkenntnisse nachvollziehbar zu berechnen und gleichzeitig deutlich weniger anfällig für Extremwerte als das einfache arithmetische Mittel.

Berichtspflichten nach Unternehmensgröße

Inhalte:

• Gender Pay Gap
• variable Vergütung und Boni
• Maßnahmen zur Gleichstellung

Pflicht zur Entgeltanalyse

Liegt ein Entgeltunterschied von mehr als 5 % vor und ist er nicht objektiv begründbar:

• gemeinsame Analyse mit Arbeitnehmervertretung
• Korrektur innerhalb von sechs Monaten

Der folgende Musterbericht zeigt, wie Unternehmen bereits jetzt auf die 2027-Berichtspflicht vorbereiten können – inklusive bAV-Transparenz. Der Bericht ist in dem nächsten Lagebericht nach § 289 HGB, der dem jeweiligen Berichtszeitraum folgt, als Anlage beizufügen und im Unternehmensregister offenzulegen.

Wer ist betroffen?

Nach § 21 EntgTranspG müssen alle Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten einen Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit verfassen, wenn sie nach den §§ 264 und 289 HGB zur Erstellung eines Lageberichtes verpflichtet sind (Kapitalgesellschaften).

Arbeitgeber, die tarifgebunden sind oder einen Tarifvertrag verbindlich und inhaltsgleich für alle Beschäftigten anwenden, müssen alle fünf Jahre einen Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit erstellen. Nicht tarifgebundene und nicht tarifanwendende Arbeitgeber müssen den Bericht alle drei Jahre erstellen.

Die folgenden Angaben erfolgen ohne Gewähr, stellen keine Beratungsleistung dar und dienen lediglich der Information. Die nachfolgenden Ausführungen erheben trotz aller Sorgfalt bei ihrer Erstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es wird keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen. Bitte konsultieren Sie für eine verbindliche Prüfung Ihres offiziellen "Berichts zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit nach EntgTranspG" einen Fachanwalt.

Wir verfügen über beste Kontakte. Kommen Sie gerne auf uns zu.

Musterfirma GmbH

Musterstadt

Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit nach EntgTranspG

als Anlage des Lageberichts zum Geschäftsjahr vom 01.01.2026 bis zum 31.12.2026

Musterstadt, den 31.12.2026

2.4 Beschäftigungsquote Frauen

2026: 310 / 690 = 44,9% (2025: 44,4%)

Vollzeitquote Frauen: 123 / 488 = 25,2% (2025: 25,0%)

3. Entgeltanalyse und Maßnahmen

3.1 Geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle

Bruttomethode (inkl. alle Vergütungsbestandteile): 4,8%

Median-basiertes Entgeltgefälle: 3,2%

Analyse gleichwertiger Tätigkeiten (>5% Unterschied):

Keine relevanten Abweichungen festgestellt. Alle festgestellten Unterschiede innerhalb der Grenzen sind durch objektive Kriterien (Berufserfahrung, Qualifikation, Einstellungszeitpunkt) sachlich gerechtfertigt.

3.2 Maßnahmen zur Förderung der Entgeltgleichheit

2026 umgesetzte Initiativen:

• Entgelttransparenzrichtlinie für alle Führungskräfte
• Jobarchitektur mit 5 Karrierelvl. und Gehaltsbändern implementiert
• Teilzeit-Förderprogramm (20 zusätzliche Teilzeitstellen Frauen)
• bAV-Ausgleich für Teilzeitkräfte (2% Zusatzdotierung)

2027-Maßnahmen:

• Digitale Gehaltsauskunft (HR-Software)
• Frauen-Förderprogramm Führungspositionen
• Quartalsweise GPG-Monitoring

4. Betriebliche Altersvorsorge (bAV) im Entgeltkontext

Die Musterfirma integriert arbeitgeberfinanzierte bAV-Zusagen geschlechtsneutral in die Gesamtvergütung:

Dotierungsregel: 3% des Bruttogehalts (identisch für M/W)

Teilzeit-Anpassung: Proportionale Dotierung

Transparenz: bAV-Beiträge separat in Entgeltberichten ausgewiesen

Musterfirma GmbH

Musterstadt, den 31.12.2026

Geschäftsführung der Musterfirma GmbH

[Unterschrift]

Neu ist die konsequente Durchsetzbarkeit:

• vollständige Nachzahlung inkl. variabler Bestandteile
• Schadensersatz (auch immateriell)
• Verzinsung
• mögliche Bußgelder
• Ausschluss von öffentlichen Vergaben

Die Beweislast liegt faktisch beim Arbeitgeber.

Die Reform adressiert primär das laufende Entgelt – betrachtet aber zunehmend die Gesamtvergütung.

Relevanz für die bAV:

• arbeitgeberfinanzierte Beiträge beeinflussen Entgeltvergleiche
• unterschiedliche Dotierungen werden sichtbar
• bAV kann Entgeltlücken abfedern oder verstärken

Unternehmen, die bAV systematisch, gleichbehandlungsorientiert und transparent einsetzen, gewinnen Handlungsspielräume – sowohl rechtlich als auch im Employer Branding.

Schritt 1: Transparenz im Recruiting

• Gehaltsspannen definieren und kommunizieren
• Prozesse und Templates anpassen

Schritt 2: Auskunftsfähigkeit sicherstellen

• Kriterien dokumentieren
• Workflows definieren
• jährliche Information der Mitarbeitenden

Schritt 3: Entgeltanalyse und Reporting vorbereiten

• Datenbasis schaffen
• Schwellenwerte überwachen
• Berichtslogik festlegen

Schritt 4: Vergütungssystem nachhaltig verankern

• Jobarchitektur und Gehaltsbänder
• Führungskräfte schulen
• bAV integrieren
• Datenschutz sicherstellen
  

Das Entgelttransparenzgesetz 2026 zwingt Unternehmen zur Struktur – nicht zur Gleichmacherei. Wer Vergütung, Karriere und bAV frühzeitig integriert denkt, reduziert Risiken, stärkt Vertrauen und positioniert sich als verlässlicher Arbeitgeber.

Entgelttransparenz ist kein Kontrollverlust – sondern Führungsaufgabe.

Nutzen Sie unsere Erfahrung, um Ihre betriebliche Altersversorgung sicher, transparent und effizient zu gestalten. Weitere Informationen zur bAV erhalten Sie hier.

Auch wenn Sie bereits eine bAV-Lösung implementiert haben, ist ein Checkup sinnvoll, um Haftungsrisiken auch nach der aktuellen gesetzlichen Lage zu identifizieren. Wir bieten Ihnen eine kostenfreie Risikoanalyse Ihrer aktuellen bAV-Strukturen an oder zeigen Ihnen, wie Sie ein modernes und rechtssicheres Versorgungskonzept implementieren können. Sofern eine Zusammenarbeit in Frage kommt, präsentieren wir Ihnen gerne auch ein alternatives Angebot für die bAV.